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GUIDE ACHAT

Destructeurs de documents et confidentialité

Dans une entreprise, la première source de fuites des informations confidentielles est la corbeille à papier. Selon une étude menée en 2010 sur « la Prévention de la Fraude Identitaire en Europe », 68 % des poubelles des entreprises privées contiennent au moins un document intéressant l’espionnage économique. En France, on a pu compter 400.000 victimes d’usurpation d’identité pendant les dix dernières années. C’est l’un des crimes les plus répandus en ce moment. Pour éviter toute usurpation d’identité, mais également pour lutter contre l’espionnage industriel, il est primordial de faire disparaître la totalité des documents personnels dont vous n’avez plus besoin. La solution idéale est bien sûr le déchiquetage de vos papiers. Pour cela, vous devrez utiliser un destructeur de documents et de confidentialité.

Comment ça marche ?

Actuellement, le destructeur de documents est devenu un élément indispensable pour une entreprise. En effet, un destructeur de documents est un appareil permettant de détruire les documents, généralement en papier, qui contiennent des informations confidentielles afin de rendre leur consultation impossible. Pour cela, l’appareil va découper les documents en bandelettes ou en confettis afin de les rendre inutilisables.

De nombreuses entreprises l’utilisent aujourd’hui afin d’éviter de divulguer des secrets d’affaires et d’autres informations sensibles importantes. Cet appareil est idéal pour lutter contre l’espionnage industriel, mais également contre l’usurpation d’identité. Les particuliers peuvent également l’utiliser afin de protéger leur vie privée (relevés bancaires, dossiers médicaux, divers reçus, etc.).

Il existe plusieurs types de destructeurs de documents selon vos besoins. Mais généralement, les destructeurs de documents fonctionnent toujours de la même manière. Il y en a qui possèdent plusieurs fonctionnalités, mais leurs missions principales sont les mêmes. Un destructeur de document possède toujours une paire de lames rotatives permettant de détruire les données. L’utilisateur devra alors insérer le document à détruire dans une fente se trouvant sur l’appareil.

Ce dernier va découper les documents par l’intermédiaire des cylindres de coupe. Ainsi, les documents vont ressortir, sous forme de petits morceaux illisibles, dans un bac de récupération situé sous l’appareil. Il faut préciser que les destructeurs de documents peuvent non seulement détruire les documents papier, mais également d’autres documents importants dans certains cas, tels que les CD, les DVD, les disquettes, les agrafes et les trombones, les films plastiques, les cassettes, les microfiches, etc.

Accessoires

Les destructeurs de documents sont très faciles à utiliser. Cependant, leurs manipulations requièrent beaucoup de précautions. Il est important de bien respecter les précautions d’utilisation pour éviter les risques d’accident ou de blessures. Il faudra également bien entretenir l’appareil pour qu’il puisse rester performant et avoir une durée de vie optimale.

Il faudra ensuite connaître le degré de confidentialité dont vous avez besoin. Les destructeurs de documents et confidentialité sont en effet répartis en plusieurs catégories selon leurs degrés de sécurité que l’on nomme DIN. Actuellement, nous pouvons distinguer cinq niveaux de sécurité selon la norme DIN 32757. Plus celui-ci est élevé, plus le niveau de sécurité est important. Pour les documents que vous juger moins importants, un degré de sécurité DIN 1 (coupe droite de 6,3 mm) suffira. Ce degré de sécurité convient très bien pour la destruction de vos documents quotidiens, vos informations bancaires, etc.

Pour la grande majorité des utilisateurs (particulier et entreprise), les niveaux de sécurité DIN 2 et DIN 3 suffisent largement. Le niveau de sécurité DIN 2 (coupe droite inférieure à 6 mm) est idéal pour la destruction des documents financiers et des documents internes tandis que le niveau de sécurité DIN 3 (coupe droite inférieure à 2 mm et coupe croisée inférieure à 4x60mm) pour les données confidentielles telles que les données de vente, les informations sur les salaires, les divers documents du service personnel, etc.

Les niveaux de sécurité DIN 4 (coupe croisée inférieure à 2x15mm) et DIN 5 (coupe croisée inférieure à 0.8x11mm) sont plutôt réservés aux services de sécurité, entre autres pour les services de renseignement, les forces armées, les fabricants d’armement, les services de police et de gendarmerie, etc. Ces niveaux sont destinés pour les documents jugés secrets et top secret.

Il faut remarquer que le niveau de sécurité DIN 6 et DIN 7 existent, mais ne sont pas pris en compte dans la norme DIN 32757. Avec une largeur de coupe de 1mm, d’une longueur des particules de 5 mm et d’une surface des particules de 5 mm, ces deux niveaux de sécurité offrent les meilleures garanties de sécurité. Ils sont destinés pour protéger les documents confidentiels exigeant une sécurité suprême, notamment les secret-défenses du gouvernement et de l’armée. Pour exemple, un document format A4 sera détruit en plus de 15000 particules avec ces niveaux de sécurité.

Une fois que le niveau de sécurité requis a été décidé, la prochaine étape consiste à déterminer le nombre de feuilles à détruire en même temps et la taille de la corbeille adéquate. Pour une utilisation à la maison, optez plutôt pour un destructeur de documents personnels pouvant détruire jusqu’à cinq feuilles simultanément. Le destructeur de documents de bureaux est le plus adéquat pour les petites entreprises employant une dizaine de personnes. Pour une utilisation fréquente, il faudra utiliser un destructeur de documents centralisé ou bien un destructeur de documents à forte capacité.

Les aspects juridiques

 

Concrètement, la loi française ne possède pas de règle juridique qui gère la destruction des documents confidentiels d’une société. Cependant, la loi « Informatique et Libertés » oblige les entreprises à conserver certains documents, notamment les données des clients et des employés, de façon sécurisée pendant une durée prédéterminée. Elle impose également la destruction de certaines données afin de garantir une sécurité optimale. Ainsi, la législation française a déterminé les niveaux de sécurité des documents par l’intermédiaire de la norme DIN 32757. Vu que la loi française interdit le brûlage à l’air libre des déchets ménagers, dont en font partie les documents, le destructeur de documents est le parfait outil pour détruire tous vos documents en toute sécurité.

Questions fréquentes

 

Quel type de documents les destructeurs de documents et de confidentialité peuvent-ils détruire ?

 Les destructeurs de documents peuvent détruire tout type de documents (papier, CD, DVD, cassettes, disquettes, film en plastique, etc.) contenant des données personnelles ou financières (photocopies de pièce d’identité, fiches de paie, relevés bancaires, cartes de crédit, dossiers médicaux, documents comptables, dossiers stratégiques et marketing, secrets industriels, etc.) qui pourraient potentiellement être copiées.

 

Combien coûte un destructeur de documents ?

 Pour déterminer le prix d’un destructeur de documents, il faut prendre en compte trois éléments essentiels, à savoir son niveau de sécurité, ses caractéristiques techniques et sa fréquence d’utilisation.

 

Quel destructeur de documents va convenir à mes besoins ?

 Quand vous choisissiez un destructeur de documents, vous devrez prendre en compte plusieurs critères, entre autres :

  • le nombre de personnes qui vont utiliser l’appareil,

  • l’environnement de travail (maison, bureau, usine, etc.),

  • le volume de papier à détruire régulièrement,

  • le cycle opératoire de la machine, c’est-à-dire la durée de fonctionnement du destructeur avant qu’il n’ait besoin de s’arrêter pour refroidir,

  • du type de données à détruire (papier, disquettes, DVD, CD, etc.),

  • du type de niveau de sécurité souhaité suivant la norme DIN 32757.

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