up_arrow
 

GUIDE ACHAT

Gestion de la paie externalisée

Les entreprises disposent de leurs ressources humaines pour gérer leurs personnels, mais également pour préparer le bulletin de salaire de chaque employé ainsi que leur paye. Cependant, la législation en matière de gestion de paie change constamment et entraîne souvent des erreurs dans l’établissement des bulletins de salaire. L’externalisation des salaires s’avère nécessaire pour résoudre ce problème.

 

Comment ça marche ?

 

 

Actuellement, nous pouvons distinguer de nombreuses options de gestion de paie. Les entreprises peuvent la gérer soit en interne par l’intermédiaire des RH, par l’utilisation d’un logiciel de paie ou par l’utilisation de l’ASP via Internet, soit l’externaliser vers un spécialiste. La gestion en ASP via Internet est en faite une solution intermédiaire entre le logiciel de paie et l’externalisation totale.

Par définition, l’externalisation est le déplacement de tout ou une partie d’une organisation, d’un service, d’une fonction vers un prestataire de service externe à l’entreprise. Ce prestataire devrait posséder une très forte expertise et expérience sur le service ou la fonction confiée. Très souvent, l’externalisation concerne la sous-traitance des activités qu’on juge non stratégiques, non essentielles ou non productives de valeurs. A la différence de la simple sous-traitance et de la prestation extérieure de services, elle engage la responsabilité de l’entreprise prestataire de service.

Pour une entreprise, l’externalisation des salaires consiste donc à confier à un prestataire de service extérieur la prise en charge partielle ou totale de la gestion de paie. La gestion de paie permet d’organiser le mode de rémunération des employés et de calculer les charges patronales et salariales en rapport avec cette rémunération. Généralement, la gestion de paie est gérée communément par le service comptable et la direction des ressources humaines dans une entreprise. Elle est un facteur stratégique pour le management des employés, car elle représente la compensation du travail accompli par les salariés.

L’externalisation des salaires est donc la solution la plus simple et la plus pratique pour la gestion des salaires. En plus, cette solution permet à l’entreprise de se focaliser sur des activités plus stratégiques et génératrices de profit. Par l’intermédiaire de l’externalisation des salaires, l’entreprise ne se préoccupera plus des mises à jour réglementaires et bénéficiera des dernières évolutions en matière de gestion de paie. Toutes les fiches de paies seront désormais préparées par une personne spécialisée. Régulièrement, les prestataires vont vous adresser des tableaux de bord de suivi des paies.

 

Accessoires

 

 

De la gestion interne à l’externalisation, il existe de nombreuses modalités pour la gestion de la paie d’une entreprise. Toutefois, l’externalisation des salaires apporte de nombreux avantages pour l’entreprise. L’entreprise bénéficiera d’un service de qualité en externalisant sa gestion de paie. Elle ne se préoccupera plus de rien, le prestataire va assurer à sa place la gestion de paie des salariés. L’entreprise n’aura qu’à transmettre tous les mois toutes les variables (nombre de jours de vacances, changement de salaires, absences justifiées au non, nombre de tickets restaurant, etc.) par courrier, par mail ou par fax.

En une journée ou deux, le prestataire en externalisation de paie enverra à l’entreprise les différents éléments de paie par courrier, par mail ou par fax généralement sous format PDF. Ainsi, l’entreprise n’aura qu’à les imprimer et procéder au paiement des salaires des employés. Le prestataire prendra en charge toutes les formalités, les déclarations et les calculs de charges, entre autres :

  • le bulletin de paie et le livre de paie,

  • les états relatifs au départ d’un salarié (solde de tout compte, certificat de travail, attestation ASSEDIC),

  • les états relatifs à la maladie, maternité, accident de travail,

  • les écritures comptables,

  • les déclarations sociales à toutes les caisses (DUCS), Urssaf, Assedic, taxe apprentissage, formation, etc.

L’externalisation des salaires permettra à l’entreprise de réduire et de contrôler ses coûts opérationnels, car elle sait exactement ce qu’elle doit payer. La firme pourra ainsi se focaliser sur l’amélioration de certains ratios et prévoir les montants avec précision. Les charges fixes (salaire, charges sociales) de l’entreprise seront réduites. Elle pourra également investir plus dans les secteurs clés et les plus productifs. Elle ne se préoccupera plus de la gestion des acomptes mensuels, des congés, des RTT, des arrêts de travail, etc. Elle pourra recentrer sa fonction RH sur des activités stratégiques. En effet, les ressources humaines pourront plus se concentrer sur les formations, les entretiens, les recrutements, etc.

L’entreprise aura accès à une équipe qualifiée et spécialisée. En bénéficiant de compétentes humaines, matériels et technologiques récentes, les prestataires pourront faire des investissements pour rester compétitives. Grâce à la mutualisation, les prestataires proposent des services de qualité à des prix très compétitifs. L’entreprise pourra ainsi bénéficier de nouvelles compétences sans surcoût opérationnel. Elle n’aura plus à se soucier en cas d’absence du personnel interne (en congé, en arrêt maladie, etc.) qui risque de retarder la paie. L’exécution des opérations de paie sera plus rapide. Elle pourra accélérer les changements structurels, notamment lorsque le facteur temps est prioritaire.

Les risques liés à la gestion de paie et leurs conséquences seront ainsi réduits vu que ce sont les spécialistes de la paie qui s’en chargent. Les risques d’erreurs qui coûtent cher (oubli de déductions, économies de charge, déclarations tardives engendrant des pénalités, etc.) seront également réduits. En cas d’erreurs suite aux contrôles URSSAF, le prestataire engage sa responsabilité. L’entreprise pourra s’assurer de la ponctualité des virements de salaires. Quand les délais sont respectés, les retards vis-à-vis des organismes sociaux, débouchant souvent sur de lourdes pénalités, sont évités. Les charges sociales sont ainsi optimisées. Très souvent, l’externalisation des salaires s’accompagne d’une réduction des coûts de traitement interne aux environs de 20 à 30%.

Nous pouvons distinguer deux types de prestataires pour l’externalisation des salaires, à savoir les sociétés spécialisées en gestion de paie et certains experts comptables. Ces derniers ont en effet des compétences très variées. L’expert comptable devra disposer d’une forte expérience en matière de gestion de paie et devra également être au courant de l’évolution de la législation. De nombreuses sociétés se spécialisent aujourd’hui dans la gestion de paie externalisée. Vu que ces types de sociétés suivent de très près l’évolution de la législation, l’entreprise est sûre de ne pas rater pas les dernières exonérations de charges.

 

Questions fréquentes

 

 

Pourquoi une société devrait-elle avoir recours à l’externalisation des salaires ?

 

Face à la constante évolution des règles de traitement administratif de la gestion de paie (modification fréquente des bases et des taux de cotisations, modifications réglementaires ou conventionnelles, etc.), l’externalisation des salaires est indispensable. L’externalisation des salaires va en plus permettre à votre entreprise de bénéficier des dernières évolutions des logiciels de paie sans se soucier des mises à jour. Les virements de salaires seront ponctuels.

 

 

Quelle est la particularité de l’externalisation salariale par rapport aux autres options de gestion de paie ?

 

Si la paie est gérée en interne, l’entreprise devra choisir le bon logiciel à utiliser. Elle devra également le paramétrer lors des modifications de la législation, qui sont fréquentes. A part cela, l’entreprise se chargera également d’assurer la formation des salariés au logiciel de gestion de paie. Ce qui est assez complexe. L’externalisation salariale permettra à l’entreprise d’être déchargé de toutes contraintes administratives liées à la gestion de paie.

Une question au sujet de cette catégorie