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GUIDE ACHAT

Logiciels de comptabilité financière

La comptabilité est un secteur stratégique pour toute entreprise. Elle consigne tous les mouvements à caractère financier grâce à une tenue des comptes vigoureuse. Pour gagner du temps tout en assurant leur autonomie, grandes sociétés, petites et moyennes entreprises et associations optent pour les logiciels de comptabilité financière.

 

Comment ça marche ?

Un logiciel de comptabilité financière est un programme informatique destiné à gérer les informations concernant l’ensemble des mouvements financiers au sein d’une entreprise ou d’une association : l’achat et la vente, les relevés bancaires, les stocks, les provisions… Grâce à ces informations, un logiciel est en mesure de créer divers documents comme le journal général, le grand livre, la balance générale des comptes… Ces documents sont indispensables pour évaluer la performance, voire le patrimoine d’une entreprise.

Plus qu’un bilan annuel, en disposant de tous les éléments nécessaires, un logiciel de comptabilité financière facilite le suivi et l’observation régulière de la performance de l’entreprise. Ce qui constitue un véritable outil stratégique pour les dirigeants qui restent toujours à l’affût pour pouvoir apporter des améliorations aux activités de leurs sociétés. En effet, le logiciel dispose d’une fonction analyse qui met en exergue les points forts et les faiblesses dans les comptes de l’entreprise. Ce qui offre au dirigeant une possibilité de porter quelques modifications stratégiques pour assurer sa productivité.

Les leaders du logiciel de comptabilité sur le marché sont CIEL, SAGE, CEGID et EBP. Ils proposent des dispositifs qui simplifient la comptabilité financière des entreprises et la génération des différents documents. Cependant, ils privilégient des cibles en misant sur des fonctionnalités qui seraient spécifiques à chaque secteur d’activité. D’autres éditeurs sont également présents sur le marché. Ils proposent des logiciels gratuits qui ont les mêmes fonctionnalités que ceux des leaders du marché. En général, ces programmes sont aussi fournis que les logiciels de grandes marques.

 

Les logiciels de comptabilité financière en ligne

 Le logiciel de comptabilité en ligne ou la comptabilité SaaS (Software as a Service) présente les mêmes fonctions que les logiciels de comptabilité classique. Son principal avantage réside dans le fait que toutes les opérations sont gérées sur Internet. Grâce à ce dispositif, les données sont accessibles par internet à partir de n’importe quel poste. L’équipe du service comptable est même en mesure de consulter ces données à partir d’un téléphone mobile doté d’une application mobile.

C’est la société émettrice du dispositif de comptabilité SaaS qui vous fournit le service en ligne qui s’occupe de la structure de sauvegarde des données. Le risque est énorme si cette société n’est pas bien établie, puisque vos données pourraient ne plus être accessibles à partir du moment où celle-ci cesse son activité. Pour prévoir cette éventualité, il faut régulièrement demander à votre hébergeur une copie physique de vos données. Dans tous les cas, un minimum de garantie est nécessaire quand c’est vous qui choisissez votre hébergeur pour la comptabilité en ligne.

 

Comment choisir un logiciel de comptabilité financière ?

 Le choix d’un logiciel de comptabilité financière dépend de la taille, de l’activité et du chiffre d’affaires d’une entreprise. Pour trouver le logiciel qui correspond à vos besoins, il faut considérer tous ces critères. Pour une société individuelle, un modeste logiciel de comptabilité personnel serait plus approprié. Par contre, une société par actions simplifiées, une société anonyme ou une société en commandite par actions exige un logiciel de comptabilité financière disposant d’autres fonctionnalités comme la gestion de paie. Dans ce cas, il faut tenir compte du nombre de salariés. Quelle que soit votre démarche, prenez le temps de consulter votre expert comptable pour déterminer les différentes fonctions dont l’entreprise aura besoin.

Le nombre de personnes qui interviennent dans le service de la comptabilité constitue également une donnée importante. S’il n’y a qu’un seul comptable qui s’occupe de vos comptes, un dispositif monoposte vous suffit. Il a l’avantage d’être moins coûteux et simple. Par contre, si vous disposez d’une équipe plus importante ou si vous prévoyez un développement, à court ou à moyen terme, c’est le logiciel multiposte qu’il vous faut. Ce dispositif permet d’ouvrir plusieurs sessions et de les paramétrer en fonction des tâches à effectuer par chaque personne.

Vous devez aussi tenir compte du volume de transactions mensuelles. Pour une petite entreprise qui n’enregistre qu’une dizaine de transactions par mois, un logiciel muni d’un système de comptes manuels suffit largement. Par contre, pour une entreprise qui réalise un volume plus important, on indique un système plus complexe et plus performant.

Avant de finaliser votre choix, vous devez vous assurer que votre parc informatique dispose du système d’exploitation minimum requis par le logiciel de comptabilité financière. En général, un système sous Windows XP ou un Vista suffit.

 

Les différentes fonctions d’un logiciel de comptabilité financière

 Les logiciels de comptabilité financière peuvent présenter diverses fonctionnalités. Ils comportent nécessairement une « comptabilité générale ». Cette fonction prend en charge les tâches suivantes :

  • la tenue des livres de base dans lesquels on retrouve le flux au débit et le flux au crédit,

  • le traitement de la paie,

  • les calculs automatiques des différentes taxes sur débit et encaissement,

  • les contrôles comptables,

  • le calcul des dates d’échéance,

  • saisie par pièce et par lot…

En outre, en fonction de vos activités et de vos besoins, ils offrent d’autres fonctionnalités qui pourront vous être utiles. Celles-ci assurent un gain de temps important tout en apportant diverses informations. Ces fonctionnalités constituent des outils importants pour améliorer la gestion de votre entreprise tout en l’accompagnant dans son développement. Les fonctions les plus courantes sont :

  • la comptabilité analytique qui crée des plans analytiques pour s’enquérir de la situation financière d’une entreprise avant de prendre les décisions qui s’imposent ;

  • la comptabilité budgétaire qui prend en compte le suivi d’un ou plusieurs budgets en même temps. Elle permet un comparatif entre le budget et l’évolution réelle des comptes ;

  • le rapprochement bancaire qui effectue des pointages ;

  • les devises étrangères pour ceux qui effectuent des activités de changes ;

  • le contrôle de stock.

 

Les étapes de mise en service

 

Installation, configuration et formation

Une fois que vous avez choisi votre logiciel de comptabilité financière, diverses étapes doivent être franchies avant qu’il soit opérationnel. Le fournisseur ou l’éditeur met à votre disposition un support, un cd-rom en général, contenant le programme informatique. C’est à partir de ce support que l’installation s’effectue. Durant ce processus d’installation, vous aurez à faire la configuration et la personnalisation du programme en fonction de vos besoins.

Si un dispositif est déjà fonctionnel, une période transitoire est nécessaire avant de basculer totalement vers le nouveau logiciel de comptabilité financière. Cette phase vous permettra de maintenir vos comptes, d’intégrer les données nécessaires dans la base de données et surtout de vous familiariser avec les différentes fonctions du logiciel. Dans ce cas, une formation est nécessaire pour que votre personnel puisse exploiter tous les avantages que ce genre d’outil peut vous apporter.

 

Questions fréquentes

 

Existe-t-il un logiciel de comptabilité financière conçu spécialement pour les très petites entreprises ?

 Oui. Il existe des logiciels de comptabilité financière pour les très petites entreprises. Ils disposent des fonctions minima, voire plus pour tenir les comptes correctement. Des hébergeurs proposent également des services de comptabilité en ligne à moins de 10 € par mois. Toutefois, si vous choisissez cette option, il faut penser à demander une sauvegarde physique de vos données ainsi qu’un minimum de garantie.

 

Combien coûte un logiciel de comptabilité financière ?

 L’achat d’un logiciel de comptabilité coûte généralement entre 250 et 1000 €. Il faut compter le double pour assurer la mise en place du dispositif et la formation. Il faut également prévoir les mises à jour qui peuvent s’élever à 300 € par an.

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