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GUIDE ACHAT

Choisir son logiciel de gestion commerciale

Pour assurer sa productivité et sa compétitivité, une entreprise doit optimiser la gestion commerciale qui inclut la prospection, la vente, les achats, les stocks… Actuellement, c’est l’informatisation de la gestion commerciale qui garantit l’atteinte de cet objectif tout en assurant un gain de temps. Elle contribue à la rationalisation des stratégies tout en offrant un outil de pilotage précis, efficace et rapide des opérations commerciales. Toutefois, le choix d’un logiciel de gestion commerciale doit se faire en fonction des activités de l’entreprise.

Comment ça marche ?

 

Un logiciel de gestion commerciale efficace se distingue par la facilité de son utilisation. Pour remplir cette condition, il doit être accessible à tout le monde. Si les logiciels de ce genre font intervenir des formules compliquées pour mener les processus de traitement de la trésorerie, actuellement la plupart des concepteurs misent sur cette simplicité pour séduire les entreprises. Donc, vous n’aurez aucun mal à trouver un logiciel qui correspond à ce choix.

Avant d’arrêter votre choix sur un logiciel de gestion commerciale, vous devez effectuer une analyse rationnelle de vos besoins. Les aspects fonctionnels et techniques déterminent la pertinence de votre décision :

  • les tâches effectuées au sein de votre entreprise (stock, commande, livraison, achats…),

  • le nombre du personnel de votre entreprise,

  • le nombre d’opérateurs qui interviennent,

  • le nombre de vos clients,

  • le nombre de vos prospects,

  • les matériels, le système d’exploitation et les logiciels dont vous disposez actuellement,

  • le budget que vous consacrez à cet investissement.

Après avoir obtenu ces informations, vous devez vous atteler à choisir entre un logiciel de gestion commerciale standard et un logiciel de gestion commerciale spécifique. En vous munissant de ces informations, renseignez-vous auprès des fournisseurs s’ils disposent de produit standard capable de remplir vos exigences. Cette démarche est d’autant plus importante qu’elle vous permettra de vous équiper d’un outil efficace à prix réduit.

Dans le cas contraire, vous devez contacter des éditeurs qui vous fourniront un logiciel sur mesure. Cependant, les éditeurs de logiciel de gestion commerciale sont nombreux sur le marché. La comparaison des prix est donc indispensable, tout en tenant compte des spécificités des produits et des autres critères. En adoptant cette démarche, vous effectuez un investissement rationnel.

En disposant d’informations précises sur ces différents aspects des activités de votre entreprise, vous serez en mesure de choisir le logiciel de gestion commerciale qui vous convient. Il ne vous reste plus qu’à choisir l’éditeur et à vous informer sur les critères fonctionnels et les critères techniques.

 

Les critères de choix fonctionnels

 

Le stockage des données

Le premier critère à retenir concerne l’accessibilité de vos données une fois intégrées dans le logiciel de gestion. En général, elles sont stockées dans une base structurée où chaque fichier est codé. Ce dispositif vous permettra d’accéder rapidement à toutes les informations dont vous aurez besoin. Durant vos recherches, vous pouvez effectuer un tri par date, par clients, par état, ou en fonction de tout élément relatif à vos dossiers. Cette structuration de données facilite le suivi de chaque dossier et de chaque client.

 

 Dispositif de facturation et compatibilité avec le logiciel de comptabilité

En consignant toutes les données relatives à la gestion des achats et des ventes, vous vous constituez une base qui facilite le suivi de chaque opération. A chaque étape, vous n’aurez aucun mal à produire les pièces justificatives comme les factures ou les bons de commande. Par exemple, à partir d’un simple devis, un logiciel de gestion commercial vous fournit toutes les pièces dont vous aurez besoin. Dans cette perspective, votre nouveau logiciel de gestion commercial doit être compatible avec votre logiciel de comptabilité, si vous en disposez déjà. En effet, une part importante des tâches incluses dans ce processus revient au service de la comptabilité.

 

 Indicateurs pour des décisions stratégiques

Vous avez besoin d’indicateurs pour adapter et améliorer vos stratégies commerciales vis-à-vis de la situation de votre entreprise et de la réalité du marché. Le chiffre d’affaires, la productivité, la mesure des coûts, les ratios de rentabilité… sont autant d’indicateurs qui vous renseignent sur l’état de santé de votre entreprise. À partir de sa base de données, un logiciel de gestion commerciale efficace doit être disposé à vous présenter ces informations.

 

Critères de choix technique

 

Compatibilité avec le système d’exploitation

Avant de vous décider sur un logiciel de gestion commerciale, vous devez tenir compte de sa compatibilité avec le système d’exploitation de votre parc informatique. En effet, la conception de ce genre de logiciel tient compte des versions des systèmes. Par exemple, si vous disposez d’un Windows XP alors que le logiciel que vous avez choisi ne fonctionne qu’avec une version plus évoluée comme Windows 7 Professionnel au minimum, vous perdrez du temps pour mettre à niveau votre système d’exploitation ou pour échanger le produit.

 

Compatibilité avec les autres logiciels

Pour que l’interaction entre les différents services de votre entreprise soit effective, vous devez aussi vous assurer de la compatibilité du logiciel de gestion commerciale à l’ensemble des outils dont vous disposez. Ainsi, vous pourrez y intégrer facilement les données commerciales de votre entreprise avant cette acquisition.

 

Matériels informatiques

La puissance de vos PC aussi entre en compte pour garantir la fluidité du processus de traitement. Un minimum de puissance et de dispositif de stockage est requis pour gérer la totalité de vos données. Il ne faut non plus négliger les périphéries comme les imprimantes pour l’impression des pièces comme les factures, les bons de commande, les bons d’achat… Le nombre de PC est également à prévoir. Le mono-poste est approprié s’il n’y a qu’un seul opérateur. Par contre, pour une utilisation en réseau, vous aurez besoin d’un nombre minimum de postes que vous devez déterminer en fonction des utilisateurs et de la répartition des services.


Miser sur l’accessibilité

Pour assurer la rentabilité de votre investissement, votre choix doit s’inscrire dans la durée. Prévoir l’évolution de vos activités et la taille de votre entreprise constitue alors une excellente anticipation. Elle vous permet de choisir un logiciel qui pourra être adapté à toute éventuelle évolution. Dans cette perspective, on vous indique un dispositif doté d’une application multi-poste même si un mono-poste vous convient dans l’immédiat. Mieux encore, vous pouvez investir dans un logiciel de gestion commerciale disposant d’une base de données centralisée et facilement accessible au sein de votre entreprise ou même en ligne tout en étant équipé d’un dispositif de sécurité efficace.

 

Dernières évolutions

 

Actuellement, il existe des logiciels de gestion commerciale disposant d’une extension à la vente en ligne. Ils vous proposent un outil de gestion de vos activités commerciales en ligne. Ils comportent des fonctions qui prennent en charge différents processus pour développer le e-commerce. Ce qui facilite la publication de vos articles sur le web, la mise à jour de toutes les informations comme la disponibilité des articles, le stock, le prix… Ils prennent également en charge les commandes et le paiement. Ils enregistrent également tous les indicateurs comme la fréquentation. Un véritable outil stratégique pour le développement de vos activités !

 

Questions fréquentes

 

Je veux faire appel à un prestataire particulier pour développer mon logiciel de gestion commerciale. Quelles précautions dois-je prendre ?

 Si vous confiez la conception de votre logiciel de gestion commerciale à un prestataire particulier, vous devez exiger une documentation complète du produit pour qu’un autre prestataire puisse s’occuper des mises jours au cas où il ne serait plus disponible. Cette disposition vous permettra de pérenniser la solution que vous avez choisie.

 

Mon entreprise cherche un logiciel de gestion commerciale standard. Comment puis-je trouver le logiciel répondant à nos besoins ?

 Rassemblez toutes les données comme les spécificités de vos activités, les tâches que vous effectuez, le nombre de vos clients et de vos prospects, la taille de votre entreprise… Et prospectez sur le marché s’il existe des logiciels de gestion commerciale répondant à vos besoins.

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