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GUIDE ACHAT

Achat ou location d'une machine à affranchir (+ de 20 plis par jour)

La machine à affranchir est la solution idéale pour les entreprises qui traitent beaucoup de courriers. Lettres ordinaires, colis, lettres recommandées ou courriers clients sont parmi les courriers pris en charge par la machine à affranchir. Grâce cet appareil révolutionnaire, vous n’avez plus à coller à la chaîne des dizaines de timbres et à faire le va-et-vient régulier dans un bureau de poste pour envoyer des courriers. Désormais, il suffit d’acquérir ou de louer la machine.

Comment ça marche ?

La meilleure solution pour traiter le courrier est de s’équiper d’une machine à affranchir. Si vous êtes l’une de ces entreprises qui envoient plus d’une vingtaine de courriers par jour, vous aurez besoin d’acheter ou de louer une machine à affranchir. C’est une machine qui pèse et qui imprime une empreinte d’affranchissement. Ce dernier facilite le traitement des courriers en remplaçant le timbre sur l’enveloppe ou sur une étiquette. Avec sa balance, l’appareil affranchit avec précision les courriers au juste tarif et supprime le suraffranchissement. Une fois l’opération effectuée, vous n’avez plus qu’à les poster. Cela permet de gagner un temps considérable et de minimiser les dépenses, quelle que soit la machine que vous choisissez.

La machine à affranchir permet également de personnaliser vos plis en y mettant votre logos et votre adresse. Vous pouvez également y mettre une offre promotionnelle. Notez que les blocs publicitaires peuvent être mémorisés. Dans ce cas, vous devez payer entre 32 et 49 euros à la Poste. Tout en donnant une image professionnelle auprès des clients, vous aurez également la possibilité de gérer plus efficacement vos courriers.

S’il s’agit d’une location, le contrat lie 3 personnes : l’entreprise, le Service postal et le concessionnaire qui dispose d’un agrément délivré par la Poste. Vous devrez donc signer deux contrats, auprès de votre concessionnaire et auprès de la Poste. Vous louez votre machine auprès d’un fournisseur et payez vos consommations directement à la Poste. Si la Poste encaisse le montant mensuel de vos affranchissent, la facturation du montant mensuel de la location revient au fournisseur. Sachez que la durée du contrat qui vous lie avec votre fournisseur est de 5 ans.

Dans le cadre d’une location, les prix mensuels hors taxe vous seront soumis, mais varient en fonction du concessionnaire et du modèle. Le choix dépend de la quantité de courriers que vous envoyez par mois. Vous aurez 3 modèles de machine à affranchir :

  • Les très petites machines à affranchir connectées ou le TpMAc : elles ont l’avantage d’être économiques et faciles à utiliser grâce au plateau de pesée pour affranchir au juste prix. Elles arrivent à faire plus d’une trentaine de plis par jour ; avec cet appareil, vous devez débourser dans les 25 euros hors taxe par mois.

  • Les petites machines à affranchir connectées ou le PMAc : elles coûtent 40 euros hors taxe mensuels ; ce sont surtout les entreprises qui dépensent plus de 1000 euros d’affranchissement par mois qui ont recourt à ce type d’appareil.

  • Les machines à affranchir intelligentes ou le MAI : ce genre de machine est disponible à partir de 150 euros par mois et accessible auprès des concessionnaires agrées par la Poste ; elles sont idéales pour les entreprises qui traitent un haut volume de courrier avec une production de 500 courriers par jour.

Sachez que la Poste offre une remise sur le prix de l’affranchissement si vous dépensez plus de 180 euros par mois. A part le prix mensuel d’affranchissement dans le contrat de location, vous devrez également payer le taux d’affranchissement de la Poste, le montant de vos consommations et les autres montants liés aux options supplémentaires. Suivant ses besoins, une entreprise peut avoir une machine aux envois en petites quantités jusqu’aux quantités moyennes ou aux volumes plus importants.

Notez que seule la location est possible en France, vous ne pouvez donc pas acheter la machine à affranchir. La Poste accorde seulement à quelques fabricants le droit de mettre à la location des machines à affranchir. Le contrat ne dure que de 4 à 5 ans.

Les différentes options

Les machines à affranchir écologiques

Depuis quelque temps, il existe des machines à affranchir avec un système écologique, un outil indispensable pour les écolos. Vous n’aurez plus besoin de coller à la chaîne des timbres sur vos enveloppes, car cet appareil permet de se passer des inhalations des colles présentes sur les timbres.

Les options associées à une machine à affranchir sont nombreuses afin de faciliter le traitement de vos courriers. Il y a :

  • La machine mise sous pli : elle plie automatiquement votre courrier et l’insère dans une enveloppe classique.

  • La machine disposant d’une « Ouvre lettre » électrique à introduction manuelle ou automatique traite rapidement vos courriers.

Aspects juridiques

Seuls les fabricants homologués auprès de la CAMA ou la Commission d’agrément des Machines à Affranchir qui ont un droit de location suivant l’arrêté interministériel n°233 du 28 janvier 1980 modifié et le code des postes et télécommunications. Ces derniers fixent les conditions d’application, le régime de propriété des machines et le régime d’agrément des concessionnaires et des machines. Ainsi, ceux qui tentent de vendre ou d’acheter une machine à affranchir enfreignent la loi.

Questions fréquentes

Quelles sont les machines à affranchir homologuées par la Poste ?

 Parmi les concessionnaires agréés par la Poste, on notera Frama, Neopost, Pitney Bowes ainsi que Satas et Francotyp. Ils sont réputés pour être fiables et compétents. Leurs principaux rôles sont de conseiller l’entreprise sur la machine la plus adaptée à leurs besoins, de procéder à l’installation de la machine à affranchir dans les locaux et d’assurer régulièrement son entretien.

 

Comment installe-t-on une machine à affranchir ?

 Vous pouvez le faire vous-même ou vous offrir les services de votre fournisseur. Pour les petites machines avec moins de 30 plis envoyés par jour, vous pouvez vous fier au manuel d’installation qui vous guidera. Sinon, faites appel à votre fournisseur pour l’installation des machines à grande capacité avec plus de 200 courriers envoyés par jour.

 

Comment se sert-on d’une machine à affranchir ?

 Ce genre d’appareil est facile à utiliser, mais si vous êtes face à un problème, votre fournisseur vous guidera par assistance téléphonique. Pour l’envoie d’un courrier, sélectionnez l’option envoi de courrier, pesez-le ensuite. La machine apposera une empreinte postale directement sur la lettre ou sur une étiquette.

 

Quelles sont les démarches à suivre pour résilier un contrat de location d’une machine à affranchir ?

 Pour résilier un contrat de location, vous avez deux solutions : soit vous envoyez une lettre recommandée, soit vous allez directement auprès du bureau de poste. Pour l’envoi d’une lettre recommandée auprès de votre concessionnaire, vous devrez vous munir d’un avis de réception ou AR. Cependant, il faut que vous respectiez le préavis de 3 mois avant la date d’expiration du contrat de location. Si vous voulez résilier votre contrat de location auprès du bureau de poste, vous devrez envoyer une lettre de résiliation avec mention du numéro de contrat. Sinon, demandez des renseignements auprès de votre fournisseur.

 

Comment déclarer les affranchissements mensuels ?

 Les machines à affranchir sont connectées via un modem intégré au serveur de la Poste. Ainsi, la déclaration se fait en ligne. Le prélèvement se fait automatiquement à chaque fin de mois. Vous n’avez rien à faire.

 

Ce que vous devrez savoir sur le contenu de votre facture ?

 Le contenu de la facture diffère selon le type d’appareil. Si vous avez une très petite machine à affranchir connectée ou une petite machine à affranchir connectée, vous aurez une facture globale de vos consommations mensuelles. Par contre, les entreprises qui utilisent une machine à affranchir intelligente auront une facture détaillée de leurs consommations annuelles. Vous trouverez également dans la facture le coût de la consommation du mois passé, ainsi qu’une remise de 1%.

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